Vertragsbedingungen

Anbieter: Kaysa Systeme GbR, vertreten durch die Gesellschafter Samuel Edele und Kay Masurek, Fliederweg 15, 89250 Senden, info@kaysa-systeme.de („Kaysa“). Für Verträge, die vor dem 01.12.2026 geschlossen werden, ist Anbieter Samuel Edele, Kaysa Systeme, gleiche Anschrift; der Vertrag geht mit Gründung auf die GbR über.

Diese Bedingungen gelten für alle Verträge zwischen Kaysa und Unternehmern im Sinne von § 14 BGB („Kunde“). Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn Kaysa ihnen in Textform zustimmt. Der Vertrag kommt erst mit der Unterschrift beider Seiten unter den Auftrag zustande; das Einrichtungsformular ist noch kein Vertragsschluss.

§ 1 Vertragsgegenstand

1. Kaysa richtet für den Kunden einen digitalen Telefonassistenten ein und betreibt ihn. Der Assistent nimmt Anrufe an, die per Rufumleitung zu ihm gelangen, erfasst Anliegen und Kontaktdaten und gibt sie an den Kunden weiter.
2. Der Umfang ergibt sich aus dem gewählten Paket (§ 2). Der Assistent arbeitet mit Software Dritter (Anlage 2 des Auftragsverarbeitungsvertrags). Kaysa schuldet die sorgfältige Einrichtung und den Betrieb, nicht einen bestimmten Geschäftserfolg.
3. Der Assistent gibt sich zu Beginn jedes Gesprächs als KI zu erkennen. Er ersetzt keinen Notruf und keine Fachberatung.

§ 2 Paket und Zusatzleistungen

Das Paket und die Zusatz-Agenten wählt der Kunde im Auftrag bzw. Einrichtungsformular.

Zusatz-Agenten, sofern nicht inklusive: Bewertungs-Agent 19 €, Angebots-Nachfass-Agent 39 €, Wartungs-Agent 59 € (zum Komfort-Paket 49 €), jeweils monatlich netto. Jede Gesprächsminute über das Kontingent hinaus kostet 0,25 € netto. Nicht genutzte Minuten verfallen am Monatsende.

§ 3 Einrichtung

1. Kaysa hinterlegt Leistungen, Einsatzgebiet, Öffnungszeiten und Notfallregeln des Kunden und stimmt Begrüßung und Ablauf mit ihm ab.
2. Der Assistent geht erst live, wenn der Kunde Testanrufe gemacht und die Ansage freigegeben hat.
3. Ist im Auftrag vereinbart, dass der Kunde als einer der ersten Kunden die halbe Einrichtungsgebühr zahlt, gibt er im Gegenzug nach drei Monaten einen kurzen Erfahrungsbericht, den Kaysa mit Namen und Ort veröffentlichen darf.

§ 4 Pflichten des Kunden

1. Der Kunde liefert die nötigen Informationen vollständig und meldet Änderungen (z. B. Preise, Urlaub, Notdienst) rechtzeitig.
2. Er richtet die Rufumleitung ein bzw. ermöglicht sie und gibt, soweit vereinbart, Zugriff auf seinen Kalender.
3. Er prüft die eingehenden Anfragen regelmäßig, mindestens werktäglich. Für Rückrufe und die Erledigung der Aufträge bleibt er selbst verantwortlich.
4. Er nimmt den Datenschutz-Baustein aus Anlage 3 des Auftragsverarbeitungsvertrags in seine Datenschutzerklärung auf. Kunden, die von Zusatz-Agenten angerufen werden, müssen vorher eingewilligt haben; der Kunde holt diese Einwilligung ein.

§ 5 Verfügbarkeit und Störungen

1. Kaysa strebt eine Erreichbarkeit des Assistenten rund um die Uhr an. Ausfälle bei Telefonie- oder KI-Anbietern liegen außerhalb des Einflusses von Kaysa. Fällt der Assistent aus, landen Anrufe auf der normalen Leitung bzw. Mailbox des Kunden.
2. Störungen meldet der Kunde an info@kaysa-systeme.de oder 0177 2385499. Kaysa beginnt werktags innerhalb von 24 Stunden mit der Behebung.
3. Die KI kann einzelne Angaben falsch verstehen. Kaysa verbessert den Assistenten laufend, schuldet aber keine fehlerfreie Erkennung.

§ 6 Vergütung und Zahlung

1. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.
2. Die Einrichtungsgebühr wird mit Vertragsschluss fällig. Die Monatsgebühr wird monatlich im Voraus, Zusatzminuten im Folgemonat abgerechnet. Alle Beträge zieht Kaysa per SEPA-Basislastschrift vom Konto des Kunden ein; der Kunde erteilt dazu ein SEPA-Lastschriftmandat. Kaysa kündigt jede Lastschrift (Betrag und Fälligkeitstag) mindestens einen Tag vor Fälligkeit an, in der Regel mit der Rechnung per E-Mail. Der Kunde sorgt für ausreichende Deckung; Kosten einer Rücklastschrift, die er zu vertreten hat, trägt der Kunde.
3. Bei jährlicher Zahlung zahlt der Kunde den Jahresbetrag (Start 990 €, Komfort 2.190 €, Profi 3.190 €) im Voraus für 12 Monate.
4. Kaysa darf die Preise mit 6 Wochen Vorankündigung zum Monatsanfang ändern. Der Kunde kann dann zum Änderungszeitpunkt kündigen.

§ 7 Laufzeit und Kündigung

1. Der Vertrag beginnt mit dem im Auftrag genannten Datum, sonst mit beidseitiger Unterschrift, und hat, vorbehaltlich Absatz 2, eine Mindestlaufzeit von 3 Monaten. Danach ist er mit einer Frist von 1 Monat zum Monatsende kündbar. Bei jährlicher Zahlung beträgt die Laufzeit 12 Monate und verlängert sich um je 12 Monate, wenn nicht 1 Monat vor Ablauf gekündigt wird.
2. 30-Tage-Zufriedenheitsgarantie: Der Kunde kann den Vertrag innerhalb von 30 Tagen ab dem Tag, an dem der Assistent nach § 3 Abs. 2 live geht, ohne Angabe von Gründen in Textform kündigen. Der Vertrag endet dann mit Zugang der Kündigung; die Mindestlaufzeit nach Absatz 1 entfällt. Kaysa erstattet die bis dahin gezahlte Monatsgebühr (bei jährlicher Zahlung den Jahresbetrag) vollständig und berechnet keine Zusatzminuten. Die Einrichtungsgebühr wird nicht erstattet, da die Einrichtung zu diesem Zeitpunkt bereits erbracht ist.
3. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt unberührt, z. B. bei einem Zahlungsverzug von mehr als zwei Monatsbeiträgen.
4. Kündigungen bedürfen der Textform (E-Mail genügt). Nach Vertragsende löscht Kaysa die Daten des Kunden gemäß AVV.

§ 8 Haftung

1. Kaysa haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit und bei Schäden an Leben, Körper oder Gesundheit.
2. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet Kaysa nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und begrenzt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden, höchstens auf die Vergütung der letzten 12 Monate.
3. Kaysa haftet nicht für entgangene Aufträge, die auf Ausfälle von Drittanbietern, falsch erkannte Angaben oder fehlende Mitwirkung des Kunden zurückgehen, soweit nicht Absatz 1 greift.

§ 9 Datenschutz

Soweit Kaysa personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag, der Bestandteil dieses Vertrags ist.

§ 10 Schlussbestimmungen

1. Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist, soweit zulässig, Neu-Ulm.
2. Änderungen bedürfen der Textform. Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.

Stand: November 2026 · Datenschutzerklärung · Impressum