1. Verantwortlicher
Samuel Edele, Kaysa Systeme, Fliederweg 15, 89250 Senden, E-Mail: info@kaysa-systeme.de, Telefon: 0177 2385499.
2. Hosting
Diese Website wird bei Netlify, Inc. (USA) gehostet. Beim Aufruf verarbeitet Netlify technisch notwendige Daten wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit sowie die aufgerufene Seite, um die Website auszuliefern und abzusichern. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Übermittlung in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln.
3. Schriften
Die Schriftarten dieser Website liegen auf unserem eigenen Webserver bei Netlify. Es werden keine Schriften von Google oder anderen Anbietern nachgeladen.
4. Kontaktformular und Anfragen
Wenn Sie uns über das Formular, per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, Betrieb, Telefon, E-Mail, Gewerk, Ort, Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und einen Demo-Termin zu vereinbaren. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie die Anbahnung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Formulardaten werden in einer Datenbank des Anbieters Neon (Rechenzentrum in Frankfurt am Main) gespeichert. Wir löschen sie, wenn sie für den Zweck nicht mehr nötig sind, spätestens 24 Monate nach dem letzten Kontakt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit per E-Mail widerrufen.
E-Mails an uns: E-Mails an info@kaysa-systeme.de (Postfach bei Strato, Deutschland) werden von einem digitalen Assistenten vorsortiert und kurz zusammengefasst; dabei werden Absender, Betreff, Inhalt und Anhänge (z. B. Rechnungen) mit Hilfe der Mistral AI SAS (Paris, Frankreich, Verarbeitung in der EU) ausgewertet. Der Assistent bereitet Antwortentwürfe vor, die wir prüfen und selbst versenden; er trifft keine Entscheidungen über Sie. Mistral verwendet die Daten nicht zum Training. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse an einer schnellen und geordneten Bearbeitung). Die Auswertung speichern wir wie unter diesem Punkt beschrieben.
5. Telefonassistent Jan
Wenn Sie unseren digitalen Telefonassistenten Jan unter 07307 2579996 anrufen oder im Browser ausprobieren, wird das Gespräch über unsere Dienstleister Twilio (Telefonie, USA) und ElevenLabs (Sprachverarbeitung, USA) verarbeitet; als KI-Sprachmodell nutzt ElevenLabs Google Gemini. Jan weist zu Beginn darauf hin, dass Sie mit einer KI sprechen. Das Gespräch wird automatisch in Text umgewandelt, um Ihr Anliegen zu erfassen. Eine Tonaufnahme wird nicht gespeichert; das Gesprächsprotokoll löschen wir spätestens nach 12 Monaten. Angaben wie Name und Rückrufnummer übernehmen wir zur Bearbeitung Ihrer Anfrage wie unter Punkt 4. Rechtsgrundlage ist die Anbahnung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse, Anfragen auch außerhalb der Bürozeiten anzunehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
6. Terminbuchung
Für Demo- und Einrichtungstermine nutzen wir Cal.com (USA). Ihre Angaben (Name, Telefon, E-Mail, Termin) werden in unseren Google-Kalender übertragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Termindaten löschen wir nach 12 Monaten.
7. Einrichtung und Kundenbetreuung
Füllen Sie unser Einrichtungsformular aus, speichern wir Ihre Angaben (z. B. Betrieb, Ansprechpartner, Telefonnummern, Erreichbarkeit, Wünsche zur Begrüßung) in der Datenbank von Neon (Frankfurt am Main), um Ihren Assistenten einzurichten und Sie zu betreuen. E-Mails wie Anleitungen und Rechnungen versenden wir über Strato (Deutschland) und Brevo (Frankreich). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Rechnungen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Vertragsdaten löschen wir 3 Jahre nach Vertragsende, Rechnungen nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (8 bzw. 10 Jahre).
8. Anrufe bei unseren Kunden
Rufen Sie einen Handwerksbetrieb an, der unseren Telefonassistenten nutzt, ist dieser Betrieb für Ihre Daten verantwortlich. Wir verarbeiten sie nur in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen (Art. 28 DSGVO). Informationen dazu finden Sie in der Datenschutzerklärung des jeweiligen Betriebs. Ihre Rechte (z. B. Auskunft oder Löschung) richten Sie bitte an den Betrieb; erreicht uns eine solche Anfrage direkt, leiten wir sie unverzüglich an den Betrieb weiter und unterstützen ihn bei der Beantwortung.
9. Website-Chat mit Jan
Auf unserer Website können Sie mit Jan, unserem digitalen Assistenten, schreiben. Der Chat wird erst geladen, wenn Sie nach unserem Hinweis auf „Chat starten“ tippen. Erst dann werden Daten übertragen: Programmdateien werden von unpkg.com (Cloudflare, Inc., USA) und Bilddateien von Google Cloud Storage (Google LLC, USA) geladen, dabei wird Ihre IP-Adresse an diese Anbieter übermittelt. Ihre Nachrichten verarbeitet ElevenLabs (Eleven Labs Inc., USA). Verarbeitet werden Ihre Nachrichten und die Angaben, die Sie freiwillig machen (z. B. Name, Betrieb, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), um Ihre Fragen zu beantworten und auf Wunsch einen Demo-Termin einzutragen. Termine werden über Cal.com gebucht. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Chatverläufe löschen wir spätestens nach 12 Monaten. Bitte geben Sie im Chat keine sensiblen Daten ein.
10. Übermittlung in die USA
Einige Dienstleister (Netlify, Twilio, ElevenLabs, Cal.com, Google) haben ihren Sitz in den USA. Die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. EU-Standardvertragsklauseln. Die übrigen Dienstleister (Neon, Strato, Brevo, Mistral AI) verarbeiten Daten in der EU. Mit allen Dienstleistern haben wir Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen.
11. Werbebriefe an Handwerksbetriebe
Wir stellen Handwerksbetrieben aus der Region unser Angebot gelegentlich per Brief vor. Die Geschäftsadresse stammt aus öffentlich zugänglichen Quellen (Google Unternehmensprofil). Verarbeitet werden Firmenname, Inhaber bzw. Ansprechpartner, soweit öffentlich angegeben, die Geschäftsadresse und ob und wann ein Brief zugestellt wurde. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, unser Angebot vorzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten speichern wir in unserer Datenbank bei Neon (Frankfurt am Main) und löschen sie, wenn sie für diesen Zweck nicht mehr nötig sind, spätestens nach Ihrem Widerspruch. Sie können der Verwendung Ihrer Daten für Werbung jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO); eine kurze Nachricht an info@kaysa-systeme.de genügt.
12. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 15 bis 21 DSGVO). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Schreiben Sie dazu an info@kaysa-systeme.de. Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, in Bayern beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Ansbach.
Stand: November 2026